Päiväkoti Villivadelman asiakas- ja sidosryhmärekisterien tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Yrityksen nimi Päiväkoti Villivadelma Oy
Y-tunnus: 1506079-4
Rekisterin yhteyshenkilö on:
Mari Aalto
Puhelinnumero: 0449751836
Sähköposti: paivakoti@villivadelma.com
Osoite: Hektorintie 18, 90460 Oulunsalo
2. Rekisterin nimi
Päiväkoti Villivadelman asiakasrekisteri
Päiväkoti Villivadelman sidosryhmärekisteri
3. Rekisteröidyt
- Päiväkoti Villivadelman asiakkaat (huoltaja) sekä näiden lasten henkilötiedot.
- Päiväkoti Villivadelman yhteistyökumppanien edustajat
4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Peruste asiakkaiden ja näiden lasten henkilötietojen käsittelylle on
- henkilön suostumus
- asiakassuhde
- varhaiskasvatuslainsäädäntö
- rekisterinpitäjän oikeutettu etu
Sidosryhmien edustajien osalta peruste on sidosryhmälle kohdistuvan viestinnän ja markkinoinnin toteuttaminen.
Rekisteriin tallennettavien tietojen käyttötarkoituksia ovat asiakassuhteen ylläpito, hoitosopimussuhteen ja siitä johtuvien velvoitteiden hoitaminen, asiakasviestinnän mahdollistaminen, tehtyjen sopimusten toteuttaminen sekä palveluista kertominen. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Asiakkaat:
- Lapsen etu- ja sukunimi, henkilötunnus, osoite
- Huoltajan etu- ja sukunimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- Hoitohakemuksen tiedot ja palveluntarve
- Laskutusta varten tarvittavat tiedot, esim. Kelan tai kunnan asiakkaalle lapsen hoitoa varten myöntämä tuki, maksun määräytymiseen liittyvät tiedot
- Lapsen hoidon kannalta tarpeelliset tiedot, kuten tiedot allergioista tai lääkityksestä
- Hoitopalveluun liittyvät päivittäiskirjaukset
- Rekisteröidyn itse tuottama sisältö, kuten asiakaspalaute
Sidosryhmien osalta:
- tiedot ostetuista tuotteista / palveluista
- henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio sekä yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite),
- laskutustiedot ja muut asiakassuhteeseen liittyvät tiedot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan pääasiassa rekisteröidyltä itseltään asiakassuhteen syntyessä, mutta myös kunnalta ja Kelalta. Osa tiedoista syntyy palvelusuhteen aikana lapsen, huoltajien tai päiväkotihenkilöstön toimesta. Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti kunnan eri toimijoille siinä määrin kuin varhaiskasvatuksen, neuvolan, koulun tai muiden tahojen kanssa tehtävä yhteistyö edellyttää.
8. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet ja henkilötietojen käsittelyn kesto
Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti vain niin kauan, kuin lainsäädäntö vaatii tai kun tiedot ovat tarpeellisia aiemmin yksilöityjen käyttötarkoituksien toteuttamiseksi.
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään verkkopalvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa tallentamamme henkilötiedot ja vaatia virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Rekisteröity voi myös vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
Jos henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niiden korjaamista tai täydentämistä tai käyttää muuta edellä mainittua oikeutta, pyyntö tulee esittää sähköpostitse tai kirjallisesti kohdassa 1 kerrottuun osoitteeseen. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.